Konzept und Vorbereitung sind die halbe Miete

Events, Tagungen und Symposien sind im Trend. Der physische Austausch hat in der zunehmend digitalisierten Gesellschaft an Wert gewonnen. Nun ist allein die Möglichkeit, zusammenzukommen, noch kein Garant für einen erfolgreichen Event. Wir wissen, wovon wir sprechen, weil wir den «Tag der Schweizer Garagisten» zusammen mit dem Team des Auto Gewerbe Verband Schweiz (AGVS) von einem bescheidenen, fast noch intimen Event zur inzwischen grössten Fachtagung der Schweizer Autobranche mit über 800 Teilnehmerinnen und Teilnehmern entwickelt haben.

Messlatte sind die Ansprüche

Ein erfolgreicher Branchen-Event oder eine Fachtagung besteht nicht nur aus verschiedenen Elementen wie etwa einem konsequent auf die Zielgruppe ausgerichteten Programm, Referenten und Diskussionsteilnehmern, die etwas zu sagen haben, einer straffen Organisation, einer wohlkomponierten Dramaturgie, einer inspirierenden Atmosphäre und passendem Catering. Weiter Erfolgsfaktoren sind entspannende Unterhaltungselemente, eine sowohl charmante wie auch kompetente Moderation sowie eine einladende und idealerweise multifunktionale Location, die im besten Fall auch noch über Symbolcharakter verfügt. Erfolgreich ist ein Event erst dann, wenn er die Erwartungen von Gästen und Gastgebern erfüllt – jedes Mal und immer wieder. Die Teilnehmenden haben sich mehrere Stunden Zeit genommen. Zeit, in der sie an ihrem Arbeitsplatz fehlen, also haben Sie ein Anrecht auf einen nützlichen Gegenwert – und stellen zu Recht hohe Ansprüche.

Konzept als Basis

Um diese Ansprüche zu erfüllen, müssen die Ziele eines Events klar definiert werden – jene der Zielgruppen wie auch jene des Veranstalters. Eine Veranstaltung ist selbst auch ein Medium. Sie ist ein eigener Kanal zum Transport relevanter Botschaften, die ihre Wirkung jedoch nur dann voll entfalten, wenn sie stringent von Anfang bis zum Schluss als integraler Teil der gesamten Kommunikationsstrategie betrachtet und behandelt wird. Diese Orientierung an den Zielen der Organisation muss im Konzept eines Events zwingend berücksichtigt werden.

Nur auf einem solchen Fundament kann ein Programm inhaltlich und organisatorisch stabil stehen. darauf baut ein detailliertes Briefing für alle am Anlass Beteiligten auf. Es führt in die Thematik ein, beschreibt als ein für alle verbindlicher Regieplan sehr detailliert den Programmablauf, sorgt für eine enge Verzahnung zwischen den verschiedenen Referat- und Gesprächsinhalten sowie der Moderation – und damit nicht zuletzt für Sicherheit. Ausserdem verhindert ein solches Briefing Doppelspurigkeiten in unterschiedlichen Referaten und damit ermüdende Wiederholungen. Und vor allem: Es vernetzt all die Einzelteile zu einem grossen Ganzen. Zu einer harmonischen Komposition, die aus einem Besuch ein Erlebnis machen.